Zinvolle eindejaarsgesprekken: 4 stappen om er meer uit te halen!

Ben je er al mee bezig? De eindejaarsgesprekken, of beoordelingsgesprekken, nemen in een gemiddelde praktijk al snel een werkweek in beslag. Om het een beetje leuk te houden verspreid je ze vast over een aantal weken. Tegen januari ben je dan nog steeds bezig met het afronden van de administratie etc. Toch zijn deze gesprekken het moment om je medewerkers mee te nemen in je toekomstdromen en ambities!

Veel bedrijven stappen af van de traditionele gesprekken waarbij het vaak vooral gaat over wat er niet goed gaat. Ook de eindeloze formulieren, al dan niet digitaal, staan een goed gesprek in de weg. Anderzijds is een goed personeelsdossier wel een vereiste in de huidige strenge wetgeving.
Wat kun je doen om in dit gesprek met je medewerker recht te doen aan alle belangen?

KISS

KISS – Keep it Simple Stupid/Straightforward/Short

Tijdens mijn eigen para-medische opleiding was dit al een mantra voor docenten en studenten. Je ziet tegenwoordig weer veel verwijzingen naar dit principe uit de ’70.
Gooi alle overbodige documenten overboord en beperk je tot de volgende hoofdvragen:

Stap 1: Voldoet je teamlid aan de verwachtingen van de functie?

Zo ja: prima! Snel door naar stap 2.
Zo nee: Nu is het wel het moment om het functieprofiel erbij te pakken en duidelijk te maken waarom deze medewerker niet voldoet. Dit leg je vast samen met een gedegen actieplan om hem of haar te ondersteunen.

Stap 2: Wat brengt dit teamlid als kwaliteit mee?

Iedereen heeft een kwaliteit die nuttig is in je team. Zo zijn er mensen beter dan andere in: kritisch denken, vernieuwend denken, klantgericht handelen, positiviteit brengen, nauwkeurig werken etc.
Vergroot deze kwaliteit uit en bespreek hoe hij/zij dit talent meer in kan zetten in je team.

Stap 3: Bespreek 1 focuspunt voor het komend jaar

Heb je ambitieuze plannen om te groeien of wil je een verandering doorvoeren in je praktijk? Dan is dit het moment om dit in alle rust te bespreken en jouw passie hiervoor te laten zien. Een team is dol op bevlogen leiders! Maar wel een die veranderingen rustig doorvoert. Dus kies 1 belangrijk punt en bespreek dit met iedereen. Zo weet het team wat er komend jaar verwacht wordt.
Je kunt denken aan het opstellen van een goed scholingsaanbod, het overgaan op een ander softwaresysteem of toewerken naar meer autonomie bij het team.

Stap 4: Leg de hoofdpunten vast in een kort en bondig verslag

Dossiervorming: je ontkomt er helaas niet aan. Maar ook dit kan kort, helder en krachtig. Beschrijf de bovenstaande stappen en beperk je tot het opschrijven van de SMARTafspraken.
Zowel jij als de medewerker ondertekenen het document en uiteraard voeg je dit toe aan het dossier.
Bij goed functionerende medewerkers, die al lang in dienst zijn kun je een volgend gesprek uitstellen tot volgend jaar. Maar dan loop je wel een aantal prachtige gesprekken mis! Plan minimaal elke 4 maanden een echt gesprek met je teamleden in. Op die manier blijft iedereen (dus jij ook) betrokken en gemotiveerd. Natuurlijk hoef je niet elk gesprek vast te leggen als alles volgens plan gaat.

Veel plezier met de gesprekken die nog komen gaan! Mocht je het lastig vinden dan kun je altijd contact opnemen om de mogelijkheden te bespreken.

 

 

 

 

 

Comments are closed.