Een jaarverslag maken: 3 praktische stappen!

Een jaarverslag maken lijkt vaak alleen een papieren verplichting voor de diverse kwaliteitsregisters. Toch kun je met kleine moeite een zinvolle rapportage maken. Volg de volgende stappen en geef flair aan het verslag!

Stap 1: Bepaal voor wie je de rapportage maakt

Naast de verplichte nummers (kwaliteitsregister, NHG accreditering, bestuursvoorwaarden) zijn er meer doelgroepen voor wie je het verslag maakt. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Patiënten: plaats het jaarverslag op de praktijkwebsite en laat zien dat je actief bezig bent met kwaliteitsverbetering. In deze tijd hechten veel patiënten hier waarde aan. Je kunt er wel voor kiezen om een ingekorte versie op de site te plaatsen.
  • Team: deel alle behaalde successen met je team. Een jaarverslag is een mooi medium om nog eens na te gaan hoe hard iedereen gewerkt heeft. Maak een verslag extra bijzonder door foto’s van bijeenkomsten en uitjes toe te voegen.
  • Potentiële nieuwe praktijkhouders/huurders: ben je van plan om over enkele jaren de praktijk te verkopen, of ben je op zoek naar huurders voor behandelkamers? Gebruik het jaarverslag dan om de praktijk in het zonnetje te zetten. Benadruk de groei in je praktijk en vertel wat over de (toekomstige) populatie in de regio.
Stap 2: Schrijf enthousiast over de praktijk

In een jaarverslag leg je de hoogte- en dieptepunten van de praktijk vast. Geef voldoende aandacht aan de dieptepunten, maar benadruk vooral wat je het komend jaar wilt doen om herhaling te voorkomen. Successen kun je uitgebreid aankaarten. Vertel hierbij ook wat het team heeft gedaan om te werken aan dit succes!
Geef een kort vooruitzicht naar volgend jaar, maar geef nog niet alles prijs. Een apart jaarplan is onderdeel van het kwaliteitsmanagement en geeft veel meer ruimte om je plannen uiteen te zetten.

Benoem in het jaarverslag minimaal de volgende punten:

  • Algemene indruk van de praktijk
  • Het team (zijn er verschuivingen geweest, gevolgde scholing et cetera)
  • Kwaliteit (aan welke verbeterpunten is gewerkt, eventuele keurmerken behaald)
  • Arbo (verzuim, BHV organisatie et cetera)
  • Statistiek (zie stap 3)
  • Evaluatie van het jaarplan (zijn alle actiepunten uit het jaarplan behaald en hoe ga je verder)
Stap 3: Houd de statistieken leesbaar

In elk jaarverslag worden verschillende statistische gegevens opgenomen. Beperk dit echter tot de meest interessante onderwerpen:

  • Groei/afname patiënten in de praktijk
  • Groei/afname FTE medewerkers en huurders in de praktijk
  • Verrichtingen op jaarbasis, gesplitst naar de verschillende subonderwerpen. Laat de verrichtingen die klein zijn in omvang achterwege. Het gaat bij een jaarverslag vooral om de grote getallen!
  • Verrichtingen op jaarbasis afgezet tegen voorgaande jaar

Laat deze data alleen zien in overzichtelijke diagrammen. In Excel kun je eenvoudig figuren invoegen en deze kopiëren naar het verslag. Door te spelen met de verschillende soorten kun je zien wat het meest rustgevend is voor de lezer. De meest gebruikte figuren zijn staaf- en cirkeldiagrammen.
Houd hierbij ook de legenda kort en informatief!

Veel plezier met het maken van het jaarverslag! Mocht je, ondanks deze tips, toch nog moeite hebben met het schrijven, dan kun je natuurlijk contact met mij opnemen. Klik hier voor meer informatie over prijzen en mogelijkheden. 

 

 

Comments are closed.