5 tips voor uw sanctiebeleid!

U doet er alles aan om het beste uit uw team te halen. Er is ruimte voor eigen inbreng, u stuurt op resultaten en ondersteunt een gevoel van veiligheid in uw praktijk. Toch gebeurt het soms dat medewerkers, om wat voor reden dan ook, niet functioneren. Dat kan van tijdelijke aard zijn, door omstandigheden thuis of ziekte, maar het kan ook een structureel probleem blijken. U wilt dan wel een handvat hebben om in te grijpen.

In eerdere berichten heb ik tips gegeven voor het bieden van meer autonomie en het versterken van uw coachende capaciteiten. Helaas komt het voor dat u ondanks alle positieve energie die u samen met uw team creëert, ook pittige gesprekken moet voeren met uw medewerkers. Uiteindelijk kan dit zelfs leiden tot ingrijpen, de zogenaamde sancties.
Een gedegen sanctiebeleid is vast onderdeel van uw personeelsbeleid. Ook voor zelfsturende teams en ook voor autonoom werkende medewerkers. Een arbeidsovereenkomst bestaat bij de gratie van loon, werk EN een gezagsverhouding. U heeft dus alle recht om maatregelen te treffen als uw medewerker uit de pas gaat. Sterker nog: een niet functionerende medewerker  kan uw zorgvuldig opgebouwde team ernstige schade toebrengen.

Natuurlijk is iedereen veel liever bezig met positieve zaken, maar een goed sanctiebeleid kan veel problemen voorkomen.
In de afgelopen jaren is er veel jurisprudentie ontstaan over het wel/niet hebben van een gedegen sanctiebeleid. Een voorbeeld kunt u hier lezen.

Wat kunt u doen in uw praktijk?

Stel huisregels op

Elke praktijk heeft zijn eigen ongeschreven regels. Dit gaat dan vooral over de werk- en rusttijden, kledingvoorschriften en aanspreekvormen van collega’s in de nabijheid van patiënten. Het lijkt niet snel nodig om deze op schrift te stellen. Totdat een teamlid (bijvoorbeeld) steeds vaker te lange pauzes neemt. Meerdere gesprekken hierover werken helaas niet: dan wilt u een officiële waarschuwing geven om het gedrag te veranderen. Zo’n officiële waarschuwing heeft, in het het kader van de dossieropbouw, alleen zin als u ook aannemelijk kunt maken dat de medewerker weet hoe lang hij/zij pauze mag nemen.
Het opstellen van deze huisregels is wel weer een leuk project om samen met uw team, of een afvaardiging hiervan, op te pakken.
Stel de regels zo kort en bondig mogelijk op, zodat er geen ruimte voor discussie is. Probeer er zoveel mogelijk ongeschreven regels in te vatten, zodat u nooit misgrijpt! Als de regels af zijn stuurt u deze naar alle teamleden toe met een begeleidende brief. Deze neemt u ook op in het dossier. Nieuwe leden krijgen de huisregels als bijlage bij het arbeidscontract mee. Vergeet deze niet te vermelden in het contract!

Neem ook de veiligheid mee

U kunt samen met de huisregels direct de veiligheidsmaatregelen in de praktijk beschrijven. Zodoende voldoet u aan de eisen van het veiligheidsbeleid, zoals beschreven in uw RisicoInventarisatie & Evaluatie (RI&E).
Denk hierbij bijvoorbeeld aan gepast schoeisel bij het werken met stikstof, het dragen van een loodschort bij röntgenfoto’s en het juist gebruiken van de werkplek (bureau, PC, telefoon en bureaustoel).
Uw leverancier of op internet zijn overzichtelijke veiligheidsbladen te krijgen die u bij uw huisregels kunt voegen.

Niet alleen de fysieke veiligheid is hierbij van belang, maar neem ook de Psychosociale Arbeidsbelasting mee. Spreek u expliciet uit over pesten, agressie en werkdruk.

Beschrijf de disciplinaire maatregelen bij (ernstige) vergrijpen

Het pakket is pas compleet als u ook heeft beschreven wat er gebeurt als een medewerker zich niet aan de regels houdt. Deze maatregelen lopen op in zwaarte en u kunt bij ernstige situaties ook stappen overslaan.
Meestal start de oplopende trap met een mondelinge waarschuwing via een officiële schriftelijke waarschuwing naar schorsing en uiteindelijk ontslag. Meer informatie over de wettelijke kaders kunt u hier lezen.
Verwijs in de huisregels naar deze maatregelen, maar het is meestal niet nodig om ze standaard bij te voegen. Net als alle andere beleidsstukken moet u dit overzicht echter wel beschikbaar stellen voor uw team. Bijvoorbeeld in een map bij de receptie of op intranet als u daar over beschikt.

Vergeet structureel niet functioneren niet!

Nu u toch goed op weg bent om (samen met uw team) het sanctiebeleid vorm te geven, beschrijf dan ook wat kan gebeuren als een medewerker in vaste dienst structureel niet voldoende ‘scoort’ bij de jaarlijkse gesprekken. Heeft u bijvoorbeeld een medewerker die al jaren zijn taken niet naar behoren uitvoert, dan kunt u bijvoorbeeld een officieel verbetertraject aangaan van 6-9 maanden. Aan de hand van dit traject kan een periodiek geweigerd worden, of uiteindelijk na voldoende scholing en ondersteuning, een traject richting ontslag.

Hou het actueel

Pak elke twee jaar het pakket eens bij een teamvergadering. Loop de regels na om te zien of ze nog actueel zijn en pas aan waar nodig. Een uitgelezen moment om uw team te betrekken bij verbeteringen!
Wilt u hierna nog verder? Leg dan vast wanneer u beloont. Dus waar kan iedereen op rekenen bij bijvoorbeeld extra goed werk, huwelijk, geboorte, jubilea en pensioen? Door dit vast te leggen voorkomt u scheve gezichten en wellicht discussie tussen praktijkhouders onderling.

Gaat u ook aan de slag hiermee? Succes en veel plezier met dit project. Lukt het niet, dan kunt u natuurlijk ook hulp vragen!

8087769267_2426670b7c_z

Comments are closed.